V průběhu administrativní práce v podniku může být nutné, aby jeden nebo druhý zaměstnanec nebo vedoucí pracovník vytvořil soupis dokumentů. Jaká jsou pravidla pro jeho kompilaci? Jak vytvořit seznam dokumentů co nejpřesnějším způsobem?
Tento problém můžeme studovat v těchto aspektech:
Obsah článku
- Obecné požadavky na zásoby
- Druhy zásob
Začněme od prvního bodu.
Obecné požadavky na zásoby
Sestavování soupisu dokumentů je pravděpodobně postup, který zná každý zkušený ruský odborník na dokumenty, sekretář, odborník na lidské zdroje nebo například účetní. V Ruské federaci je však jen velmi málo oficiálních pramenů práva, které by specifikovaly kritéria, která by měl zaměstnanec dodržovat při práci se zdroji ve vhodném formátu.
V zásadě se jedná o resortní právní akty - například Řád FMS Ruska č. 218 ze dne 23. dubna 2013, který obsahuje metodická doporučení pro sestavování záznamů o případech (najdete je zde - http://www.garant.ru/products / ipo / prim / doc / 70453442 / # 41). Mnoho podniků vyvíjí interní podniková kritéria, která se často liší od těch, která jsou obsažena v právních aktech podobných nařízení č. 218 (je to možné, protože jejich právní síla se vztahuje pouze na určitá oddělení).
V praxi správy ruských dokumentů se však vyvinula určitá sada zásad a norem, které se zaměstnancům doporučuje při sestavování seznamů zdrojů dodržovat. Jsou založeny převážně na dokumentu známém jako „Základní pravidla pro práci archivů organizací“. Byl schválen Federálním archivem 6. února 2002. Můžete se s nimi seznámit ohledně kritérií pro sestavování soupisů zde - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Tento zdroj nemá povahu zákona, ale je aktivně zapojen do praxe. Jeho ustanovení jsou často doplňována doporučeními odborníků na správu dokumentů. Někteří právníci mimochodem považují soubor příslušných norem za živý příklad zvyku v podnikání..
Jak vytvořit soupis dokumentů v souladu s uvedeným zdrojem, který je schválen společností Rosarchive, jakož i praktická doporučení odborníků? Je vhodné se držet výše uvedeného algoritmu:
Reklama- dokument by měl být proveden na hlavičkovém papíře (pokud chybí, je nutné, aby se na stránce zobrazil alespoň název společnosti);
- strana inventáře by měla mít nadpis odrážející specifika dokumentů, které jsou zahrnuty v odpovídajícím seznamu;
- informace o zdrojích zapsaných do soupisu musí být vyhotoveny ve formě tabulky (ve své struktuře musí být uvedeny alespoň sloupce, jako je pořadové číslo, název dokumentu a počet listů, av případě potřeby lhůty, doba použitelnosti, poznámky);
- Níže uvedená tabulka by měla odrážet informace o počtu jednotlivých dokumentů nebo skupin dokumentů (například případů), které jsou zapsány do soupisu;
- odpovídající list se seznamem zdrojů by měl být ověřen podpisy ředitele společnosti, jakož i odborníky odpovědnými za správnost jeho přípravy, například vedoucím personálního oddělení;
- je nutné stanovit datum inventury;
- přípustnost připojování čísel písmen (obsahujících písmeno napravo od číslice sériového čísla, které odpovídá předchozímu dokumentu na seznamu - pokud není možné určit skutečné sériové číslo aktuálního zdroje), by měla být dohodnuta s vyšší strukturou - například pokud mluvíme o toku dokumentů v vládní oddělení.
Soupis musí být vydán ve 2 kopiích. První, v každém případě, zůstává v archivech společnosti, druhý, pokud je to nutné, je zaslán jiným organizacím - partnerským organizacím, které ověřují nebo mají jiný zájem o kontrolu odpovídajícího seznamu dokumentů.
na obsah ↑Druhy zásob
Zkoumali jsme tedy teoretický aspekt sestavování zásob. Nyní si prostudujeme některé praktické příklady generování dokumentů..
V ruské kancelářské práci můžeme podmíněně rozlišit 3 typy zásob:
- doprovodný (používá se při přenosu dokumentů z jedné organizace do druhé);
- interní (zahrnuje podrobné informace o dokumentech spojených ve skupině - například v jednom případě);
- archivace (zahrnuje převod souboru dokumentů nebo jejich skupin - jako možnost, případy - do archivu organizace).
Pojďme studovat jejich specifika.
Ukázka vyplněného průvodního seznamu může vypadat takto:
Posuzovaný dokument tak doplňuje zdroje, které zaměstnavatel zasílá FIU, a obsahuje informace o výši plateb, odměn a příspěvků.
Forma interního inventáře může vypadat takto:
Očekává se, že poskytne podrobné informace o každém dokumentu zahrnutém do skupiny zdrojů, které jsou z nějakého důvodu kombinovány.
Forma archivního inventáře může vypadat takto:
Jeho struktura může být v zásadě velmi podobná struktuře, která charakterizuje vnitřní inventář. V posuzovaném dokumentu je však zpravidla povoleno zahrnutí skupin zdrojů, například případů. Interní inventář zase předpokládá konečnou specifikaci dokumentů.
