Práce s dokumenty je často spojena s potřebou jejich certifikace. Jaké jsou pro to mechanismy? Jak certifikovat dokumenty a jejich kopie v souladu s požadavky právních předpisů Ruské federace?
Tento problém můžeme zvážit v následujících aspektech:
Obsah článku
- Právní metody certifikace dokumentů v Ruské federaci
- Notarizace dokumentů a jejich kopií
- Vlastní certifikace dokumentů
- Certifikace zahraničních dokumentů (těch, které je třeba zaslat do zahraničí)
- Legalizace
- Apostille
Tyto body studujeme více podobně.
Právní metody certifikace dokumentů v Ruské federaci
Dokumenty a jejich kopie používané ruskými občany a organizacemi lze certifikovat těmito hlavními způsoby:
- notářsky ověřené;
- samostatně prostřednictvím osobních a firemních údajů;
- používání apostily a legalizace (pro dokumenty vytvořené v zahraničí nebo určené k použití v zahraničí).
Studujeme vlastnosti každé z nich.
Reklamní obsah ↑Notarizace dokumentů a jejich kopií
Vhodnou metodu certifikace dokumentů mohou provádět výhradně osoby mající úřední status veřejného nebo soukromého notáře. Občané nebo organizace, které se na ně vztahují, se do postupů souvisejících s udělením dokumentů (nebo jejich kopií) potřebnou právní silou podílejí jen omezeně. Nejčastěji jde o osobní přítomnost osoby na recepci notáře, aby se potvrdil její souhlas s ustanoveními ověřených dokumentů..
Je však užitečné seznámit se s některými kritérii, která by měli odborníci s odpovídajícím profilem dodržovat v procesu udělování určitých zdrojů potřebné právní síly. Notář tedy nemá právo ověřovat kopie:
- které naznačují, že by neměly být kopírovány;
- na kterém je podpisové razítko;
- dokumenty lékařské povahy obsahující informace o občanské nemoci, které je podle zákona nepřijatelné zveřejnit;
- smlouvy uzavřené písemně a dříve ověřené;
- diplomy bez registračního čísla a řádně neosvědčené vzdělávací institucí;
- výtažky se známkami ze záznamového listu bez přiloženého diplomu;
- zdroje cizího původu, které nebyly legalizovány stanoveným způsobem.
Nyní budeme studovat, jak správně certifikovat dokumenty pomocí osobních nebo firemních údajů.
na obsah ↑Vlastní certifikace dokumentů
Hlavním zdrojem práva upravujícího nezávislou certifikaci dokumentů občany a organizacemi je zajímavě vyhláška prezidia SSSR č. 9779-X, přijatá dne 4. srpna 1983. Tento zdroj zákona je stále platný. Lze také poznamenat, že je doplněn novější GOST R 6.30-2003. V případech, kdy regulační akty upravující konkrétní oblast pracovního postupu výslovně nestanoví, že občané nebo organizace jsou povinni notářsky ověřovat dokumenty, můžete použít mechanismus vlastní certifikace své právní síly - v souladu s kritérii uvedenými v uvedených pramenech práva, sovětu a rusky.
Osoba ve stavu jednotlivce, která osvědčuje kopii dokumentu, potřebuje:
- napište na list „True“;
- vložte podpis, přepis a datum níže.
Doporučuje se umístit příslušné podrobnosti do textu.
Je-li dokument od organizace, provádí se nezávislá certifikace jeho kopie (vedoucím nebo jiným pověřeným zaměstnancem) jako celek podle stejných pravidel jako pro jednotlivce. V tomto případě je však také nutné uvést postavení osoby osvědčující právní platnost zdroje a opatřit pečeť společnosti (je-li k dispozici - například IP, je nepovinná).
Co když je dokument vícestránkový? Jak certifikovat šité dokumenty sami? Všimněte si, že na úrovni federálního zákona není tento problém upraven. V Rosarchivově nařízení č. 76 ze dne 23. prosince 2009 a GOST R 51141-98 je zaznamenáno pouze několik doporučení, která právníci doporučují dodržovat..
Optimální algoritmus pro certifikaci vícestránkových dokumentů může vypadat takto:
- Číslované listy.
- Po - upevněte je pomocí vlákna (doporučeno) nebo sešívačkou.
- Potom na místě, kde jsou stránky sešívány nebo proraženy kovovou konzolou, nalepte malý papírový čtverec.
- Na odpovídající nálepce udělejte nápis „Celkem je tolik listů v kopii“ nebo „Tolik listů je sešitých a očíslovaných“.
- Níže je uveden podpis a pečeť organizace (pokud existuje).
Existuje méně výhodná, ale také přijatelná možnost, jak dát právní síle vícestránkový zdroj - do každého listu vložte „True“ a přidejte všechny podrobnosti, které jsme prozkoumali výše - podpis, přepis, datum, razítko a postavení certifikujícího zaměstnance (u právnických osob).
na obsah ↑Certifikace zahraničních dokumentů (těch, které je třeba zaslat do zahraničí)
Dokumenty vytvořené na území Ruské federace mají implicitně právní sílu pouze v rámci země. K tomu, aby jim bylo uděleno odpovídající postavení v zahraničí, je nutné je legalizovat. Stejně tak zdroje vytvořené v zahraničí neplatí také v Ruské federaci, dokud není ve vztahu k nim proveden uvedený postup..
Pro legalizaci existuje standardní mechanismus, ale existuje jeden, který zahrnuje použití apostille (zvláštní atribut připojený na stránkách). Právní síla certifikovaných dokumentů při použití první metody je stejná jako právní síla přidělená zdrojům ve druhém postupu.
Pokud je to možné, ruští občané a organizace používají apoštol - jeho uznání v zahraničí je snazší díky skutečnosti, že odpovídající rekvizity jsou přijímány tolika státy - těmi, které podepsaly Haagskou úmluvu z roku 1961. Existují však země, které nejsou stranami této dohody. Mezi nimi - Kanada, Čína, Brazílie. Pokud plánujete odesílat nebo přijímat dokumenty odtud, musíte použít standardní mechanismus legalizace. Pojďme studovat jeho specifika.
na obsah ↑Legalizace
Pokud mluvíme o ruských dokumentech, které musí být certifikovány pro použití v zahraničí, pak se tento postup provádí v rámci takového algoritmu:
- Nejprve je kopie dokumentu ověřena a přeložena do cizího jazyka - notářem.
- Poté, co potřebujete získat potvrzení podrobností notáře na ministerstvu spravedlnosti.
- Další fází je certifikace pečeti ministerstva spravedlnosti na ministerstvu zahraničních věcí.
- Proces legalizace dokumentu potvrzeného ministerstvem zahraničních věcí na konzulátu země, ve které má být použit, tento proces dokončí..
Je-li třeba osvědčit zdroj cizího původu, provede se příslušný postup na konzulátu Ruské federace, který pracuje v zemi, kde je vytvořen. Tomu zpravidla předchází fáze legalizace dokumentu na ministerstvu zahraničních věcí daného státu nebo jiné instituce - v souladu s vnitrostátními právními předpisy.
na obsah ↑Apostille
Apostille je jednodušší než legalizační nástroj pro certifikaci ruských dokumentů - pro použití v zahraničí, v zahraničí - pro získání právní moci v Ruské federaci. Jedná se o zvláštní atribut (zpravidla se na list umístí standardizované razítko s body vyplněnými autorizovanou vládní agenturou).
Certifikace ruských dokumentů pomocí apostille je nejčastěji prováděna těmito orgány:
- Instituce spravedlnosti;
- matriky;
- Rosarchive;
- Generální prokurátor.
Obecně se doporučuje kontaktovat územní orgány Ministerstva spravedlnosti Ruské federace za účelem certifikace dokumentů. Pokud tento nebo tento zdroj není v kompetenci oddělení, odborníci, kteří v něm pracují, vám sdělí, kde by měl být apostilován v souladu se zákony.
