Jak pracovat v Excelu?

Tabulkový procesor Excel, který je součástí sady Microsoft Office, je jednou z nejpopulárnějších aplikací pro výpočet, zpracování a grafickou prezentaci velkého množství dat. S ním můžete řešit celou řadu problémů - od jednoduchých aritmetických operací s čísly až po statistické analýzy, složité finanční a vědecké výpočty, vytváření reportovací dokumentace, třídění a filtrování obrovského množství informací. Pokud studujete alespoň základní principy práce v Excelu, nebude obtížné na krátkou dobu vytvořit splátkový kalendář, náklady na opravy v bytě, seznam kontaktů, narozeniny známých, týdenní rozvrh, ceník zboží nebo vytvořit jinou tabulku objednaná data různých typů potřebná pro osobní účely a pracovní procesy.

Obsah článku

• Struktura dokumentu Excel, vytváření a formátování tabulek
• Provádění výpočtů

Chcete-li začít seznámení s Excelem, musíte nejprve pochopit strukturu dokumentu, metody provádění výpočtů a možnosti formátování. Po zvládnutí těchto aspektů můžeme přistoupit ke studiu nástrojů pro strukturování a analýzu dat, jejich grafické znázornění a dalších složitějších pracovních metod..

Struktura dokumentu Excel, vytváření a formátování tabulek

Pokud program otevřete, na obrazovce se objeví okno obsahující prázdný soubor Excel - například na obrázku. Tento soubor se nazývá kniha skládající se z jednoho nebo více listů, z nichž každý je tabulkou. Sloupce jsou označeny písmeny latinské abecedy, řádky - čísly. Pokud umístíte kurzor do libovolné buňky, objeví se kolem ní tučný obrys a jeho adresa, sestávající z nadpisu a řádku sloupce, se zobrazí v samostatném poli v hlavní nabídce. Excel umožňuje pracovat s daty v různých formátech: numerické, textové, finanční, úrokové, časové a další.

V tabulce můžete změnit šířku sloupců a řádků přesunutím kurzoru na okraj oblastí jejich názvů, natažením nebo smrštěním levým tlačítkem myši. Je také možné přidat listy kliknutím na ikonu vedle jejich názvů, vložit a odstranit skupiny buněk.

Zvažte proces vytváření knihy a základní formátovací techniky pomocí příkladu sestavení tabulky, ve které později vypočítáme ceny zboží za velkoobchod se slevou, jeho vzhled je uveden na obrázku.

Chcete-li vytvořit tabulku, nestačí pouze umístit kurzor do požadovaných buněk a zadat textová a číselná data. Nejprve je promyšlená jeho struktura. Můžete si všimnout, že některé buňky jsou v tabulce kombinovány (například A3 a A4, E3 a F3). Chcete-li provést tuto akci, vyberte označené prvky, stiskněte pravé tlačítko myši a v kontextové nabídce vyberte položku „Formát buňky“. V okně, které se otevře, přejděte do části Zarovnání a zaškrtněte políčko Sloučit buňky.

Ve výchozím nastavení má tabulka obrysy, které jsou neviditelné při tisku, a obrysy tenkými světlými čarami v okně programu, což komplikuje vnímání dat. Proto stojí za to to úplně zvýraznit, znovu vyvolat okno nastavení formátu buňky, kde na záložce „Ohraničení“ vyberte barvu a typ čáry, který se vám líbí, klikněte na ikony vnějších a vnitřních rámečků. V případě potřeby můžete nastavit výplň buněk v různých barvách a způsoby přechodem do příslušné sekce.

Když je prázdná tabulka připravena, zbývá pouze vyplnit potřebný text a číselné informace umístěním kurzoru do příslušných buněk, jejichž šířku lze ručně změnit. Pro zrychlení číslování v prvním sloupci je racionální použít velmi pohodlný nástroj Excel - automatické vyplňování. Čísla 1 a 2 se zadávají do buněk A5 a A6, poté je třeba je vybrat a kurzor umístit do pravého dolního rohu rámečku, který se objeví, v důsledku čeho bude ukazatel mít tvar znaménka „+“. Podržte levé tlačítko myši a natáhněte výběr dolů - v buňkách se objeví potřebná data.

Chcete-li nastavit hodnotu slevy v%, umístěte kurzor na pozici C2 a vyvolejte okno formátu buňky, kde v záložce "Číslo" zvolte procentuální formát.

Provádění výpočtů

Na příkladu vytvořené tabulky se podíváme na to, jak se rychle naučit, jak pracovat s čísly v Excelu pomocí funkcí a matematických operací..

Chcete-li vypočítat cenu balení produktu, zadejte vzorce do sloupce E. Jejich nastavení v Excelu není obtížné, stačí jen zvládnout a zapamatovat si některá ustanovení.

• První znak v buňce, když do něj zadáte vzorec, musí být znakem "=".
• Matematické operace jsou označeny následovně: "+", "-", "*", "/" a "^" (exponentiace).
• Vzorec může obsahovat buď číselná nebo řetězcová data, jakož i odkazy na buňky - jejich adresy.
• Ve výrazu můžete použít dostupné hotové funkce, jejichž seznam se vyvolá kliknutím na ikonu „Vložit funkci“ nalevo od lišty vzorců.

Nastavte kurzor na pozici E5 a napište následující text: "= C5 * D5", stiskněte klávesu "Enter". Nemůžete zadat adresu pomocí klávesnice, ale kliknout na odpovídající buňku - objeví se automaticky ve vzorci. Naproti každé položce v aktuálním sloupci by měl být podobný vzorec, ale nemusí být vyplňován ručně. Pokud vyberete buňku E5, přesuňte kurzor do pravého dolního rohu, dokud se neobjeví „+“, a natáhněte výběr dolů na E12 včetně. Pokud se přesuneme například do pozice E8, uvidíme, že při kopírování vzorce se automaticky změní adresy buněk, které jsou v něm obsaženy, které jsou pro větší přehlednost zvýrazněny různými barvami (na obrázku).

Pro výpočet dat ve sloupci F potřebujete diskontní hodnotu umístěnou v buňce C2. Pokud do F5 zadáte výraz „= E5 * (1-C2)“ a poté jej zkopírujete dolů na všechny polohy sloupců, jak je popsáno výše, adresy proměnných se automaticky změní a vzorec „= E6 * (1-C3)“ bude nesprávný. Proto je třeba opravit číslo řádku buňky C2, proto je před něj umístěn znak „$“. Výsledek výpočtu a vzorec v jedné z buněk ve sloupci jsou zobrazeny na obrázku..

Zbývá spočítat celkové náklady na všechno zboží bez slevy a se slevou v buňkách E13 a F13. Zvažte, jak k tomu použít vestavěné nástroje. V E13 napište znaménko "=", poté klikněte na ikonu "Insert Function" (označená na obrázku), v zobrazeném okně vyberte kategorii "Mathematical" a funkci "SUM" (pokud je její název přesně znám, můžete jej napsat do pole "Search for function") "a vyberte ze seznamu nalezených). Poté ručně zadejte rozsah adres sčítaných buněk - „E5: E12“ nebo je vyberte myší. Pokud máte potíže s nastavením argumentů, můžete kliknout na odkaz „Nápověda k této funkci“ a podrobněji si prostudovat jeho funkce.

Posledním krokem při vytváření naší tabulky je zkopírování buňky E13 do F13. Konečný výsledek je znázorněn na obrázku..

Samozřejmě je nemožné zvážit všechny funkce aplikace Excel v jednom článku. Program také obsahuje mnoho vestavěných funkcí, seskupených do kategorií, které lze studovat postupně. Stejně jako v každém podnikání, všechno přichází se zkušenostmi, takže jakmile zjistíte základy, měli byste používat Excel k řešení výpočetních problémů, aniž byste se museli bát experimentovat, protože mnoho věcí je zde intuitivních a systém nápovědy odpovídá na většinu otázek.