Mezi různými typy obchodní komunikace je korespondence důležitou součástí kancelářského života. Jeho hlavním nástrojem jsou známé oficiální poznámky, které jsou v závislosti na obsahu vysvětlující, vykazující atd..
Co je to poznámka a proč je to potřeba?
Podle svého účelu je servisní poznámka informační zpráva určená zaměstnancům jejích nebo jiných oddělení, managementu oddělení, firem, divizí, poboček. Seznam témat obsažených v těchto dokumentech je poměrně široký. Poznámky informují o hlavních událostech v životě společnosti, o provádění současné práce, převládajících nestandardních situacích, obsahují stížnosti a řešení různých výrobních problémů.
Hlavním účelem tohoto druhu komunikace - koordinace různých pracovních záležitostí v případech, kdy je perorální řešení z jakéhokoli důvodu nemožné. Vedení může také použít poznámku k vypracování objednávek, které jsou na rozdíl od objednávek neformálnější.
Příklad servisní poznámky
Druhy a účel poznámek
Poznámka je nejoblíbenějším typem sdělení adresovaných vedoucímu společnosti, hlavnímu účetnímu nebo jinému vyššímu zaměstnanci. Hlavní účel zprávy - informování nadřízených o jakékoli situaci, provedení práce, jakož i doporučení ohledně řešení (odstranění) problému atd. Memorandum, na rozdíl od servisní poznámky, je vždy zasláno na vyšší odkaz a má právní sílu.
Nejběžnějším typem poznámek k výkazům jsou prohlášení informující vedení o provádění plánů, postup probíhajících prací atd. Méně často se sestavují zprávy, které hlásí jakoukoli neplánovanou situaci, která vyžaduje reakci vyššího vedení. Rozsah těchto zpráv je poměrně široký: od informací týkajících se hlavních průmyslových činností podniku, až po stížnosti na organizaci pracovních podmínek a zprávy o nedodržování pracovní a finanční disciplíny, úředního chování atd..
Poznámka - příklad
Správně si sestavíme poznámku
Struktura poznámky předpokládá povinnou přítomnost takových prvků:
- „Čepice“ označující organizaci, jméno a pozici adresáta, jméno a pozici původce.
- Textový blok skládající se z názvu dokumentu („Memo“) a shrnutí situace, všech akcí, požadavků.
- Data a podpisy původce (datum, podpis a jméno původce jsou uvedeny v jednom řádku zleva doprava).
Registrační číslo může být také uvedeno v poznámce, pokud je podle pravidel podniku zapsána v deníku. Je důležité si uvědomit, že vzhledem k tomu, že se poznámky používají pouze v rámci organizace, není přítomnost formulářů nezbytným předpokladem, pokud to nevyžadují pravidla podniku. Současně mají některé podniky svůj vlastní formulář loga určený speciálně pro oficiální korespondenci.
Jak si vytvořit poznámku?
Memorandum je ve své struktuře podobné oficiálnímu. Jeho hlavním rozdílem je adresát: pokud mohou být informace zaslány jinému zaměstnanci v poznámce, je zpráva určena vyššímu úředníkovi.
Způsoby vyplňování poznámky se liší v závislosti na účelu. Zejména interní zpráva zaslaná vedení v rámci organizace je vypracována stejným způsobem jako poznámka. Rozdíl spočívá v obsahu textového bloku, který se nazývá „Poznámka“, obsahuje prohlášení o podstatě problému, návrhy na jeho odstranění nebo popis již přijatých opatření..Při sestavování externí poznámky, která je určena zaměstnancům jiných organizací, jsou však pravidla přísnější:
- Dokument je sestaven na hlavičkovém papíře organizace.
- Poznámka je zapsána v knize odchozích dopisů společnosti, zatímco přiřazené registrační číslo je uvedeno v záhlaví poznámky. Rovněž je po přijetí poznámky zaregistrován jako příchozí dokument v organizaci adresáta.
- Externí nóta je zpravidla podepsána vedoucím společnosti nebo jeho zástupcem. Při odesílání budete možná muset podepsat i vedoucí jiných oddělení.
- Datum kompilace je datum, kdy byla podepsána a odeslána..
- Pokud je k poznámce přiloženo dokumentární přílohy, pak se v její textové části sestaví seznam přiložených dokumentů.
Text poznámky závisí na jejím účelu:
- Zpráva by měla obsahovat informace o postupu prací, lhůtách, popis aktuálních problémů atd. Taková zpráva umožňuje šéfovi zaznamenat nedostatky v práci včas a odstranit je.
- Zpráva informující o konkrétní situaci sestává z podrobného popisu problému a návrhů na jeho zlepšení (odstranění). V praxi se často takové dokumenty věnují stížnostem na porušení předpisů ze strany pracovníků disciplíny práce a mají negativní povahu, proto je důležité při prezentaci informací vynechat emoční složku a dodržovat podstatu.
Memo nebo memo: tak jaký je rozdíl?
Jak vidíte, služba a memorandum mají mnoho společných funkcí. Obě možnosti se tedy používají pro obchodní komunikaci, mají podobnou konstrukční strukturu. Současně existuje řada rozdílů:
- Memorandum je určeno zaměstnancům různých pozic v rámci podniku, zatímco memorandum se sestavuje pouze na adrese vyšší úrovně (vlastní nebo třetí strany).
- Poznámka je interní dokument, zatímco poznámka může být použita v externí korespondenci s jinými právnickými osobami.
- Memo, na rozdíl od memo, nemá žádnou právní sílu.
- Protože se poznámka používá interně, lze ji zapsat na běžný list papíru. Podle stejného principu je vypracována interní zpráva, pokud je použita interně. Současně, pokud je zpráva zaslána jiné organizaci, je sestavena pomocí hlavičkového papíru, registračního čísla a dalších povinných prvků úřední korespondence.
